PANDUAN Rekam Jejak Fasilitator Kecamatan (Raport)

PANDUAN

Rekam Jejak Fasilitator Kecamatan (Raport)

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perdesaan

PANDUAN REKAM JEJAK FASILITATOR

Pendahuluan

Pasca pelatihan pratugas, fasilitator tingkat kecamatan praktis belum dilengkapi dengan instrumen yang memadai untuk melihat perkembangan kapasitas fasilitator kecamatan selama bertugas di lapangan. Ketiadaan instrumen – instrumen pendukung pasca pra tugas akan menyulitkan supervisor fasilitator jenjang diatasnya dalam memperoleh informasi yang cukup tentang potret kapasitas fasilitatornya.  Sekalipun di kabupaten seringkali dlakukan IST namun terkadang materi-materi yang diberikan tidak bisa menjangkau secara khusus tiap fasilitator sesuai dengan kebutuhannya. Sehingga IST yang dilakukanpun kurang mampu menjawab kebutuhan spesifik masing-masing fasilitator. Padahal tingkat pemahaman dan kemampuan fasilitator di lapangan sangat bervariasi. Pemenuhan peningkatan kapasitas yang tidak sesuai kebutuhan spesifik fasilitator ini mengakibatkan penentuan jenjang IST tidak optimal pelaksanaannya.

Di sisi lain evaluasi kinerja fasilitator didasarkan pada keterampilan dalam aspek administratif, fasilitasi dan pengendalian. Pada ketiga aspek tersebut terdapat item-item pelaksanaan tugas dan fungsi fasilitator. Sehingga keberadaan instrumen yang dapat menggambarkan potret serta perkembangan kapasitas fasilitator kecamatan akan sangat membantu objektifitas dalam penilaian evaluasi kinerja. Instrumen tersebut harus dapat mencatat kebutuhan peningkatan kapasitas serta perkembangan kinerjanya (rekam jejak). Rekam jejak yang berisi catatan – catatan perkembangan fasilitator sangat berguna pada saat yang bersangkutan dipindah  tugaskan ke kabupaten lain. Catatan perkembangan fasilitator dapat digunakan oleh supervisor di lokasi tugas yang baru. Dalam hal ini supervisor baru akan  memperoleh informasi yang memadai tentang kapasitas yang bersangkutan di lokasi lama sehingga mempermudah dalam proses supervisi dan pembimbingan lanjutan di lokasi baru.

 Tujuan

1.    Memberikan panduan bagi supervisor/tim faskab dalam mengevaluasi perkembangan kapasitas fasilitator kecamatan.

2.    Memberikan panduan bagi supervisor di kabupaten untuk melakukan supervisi dan pembimbingan kepada fasilitator kecamatan.

Proses Pembelajaran

Proses pencacatan rekam jejak perkembangan fasilitator secara umum terdiri dari tiga bagian besar, yaitu penyusunan rencana kegiatan lapangan (RKTL), proses perkuatan di lapangan (pembimbingan dan mentoring), evaluasi pembelajaran lapangan (evaluasi diri dan evkin) serta laporan proses belajar di lapangan yang disertai dengan kelengkapan format laporan pembelajaran lapangan yang tertuang dalam panduan ini.

Penyusunan Rencana

Fasilitator kecamatan pasca evaluasi kinerja triwulan harus menyusun rencana kerja yang didasarkan pada siklus tahapan kegiatan yang akan dilakukannya selama 3 bulan ke depan dengan mengisi Form 1. RKTL pembelajaran yang disesuaikan dengan tahapan yang sedang berjalan di lokasi tugas fasilitator sbb ;

FORM. 1. RENCANA PEMBELAJARAN LAPANGAN FK-FT
NO	TAHAPAN KEGIATAN DI LOKASI TUGAS		PIHAK YANG TERKAIT DALAM TAHAPAN KEGIATAN														RENCANA PL					SUMBER BELAJAR				METODE				OUT PUT
				MEI				JUNI				JULI
				1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3		4
1	a. MAD Konfirmasi Optimalisasi
	b. MAD Sosialisasi (MAD I)
2	a. MD Konfirmasi Optimalisasi
	b. MAD Sosialisasi (MAD I)
3	Pelatihan KPMD
4	a. Penggalian Gagasan
	b. Pengkajian Keadaan Desa (PKD)
5	Musyawarah Khusus Perempuan
6	a. MD Informasi Optimalisasi
	b. MD Prioritas Usulan (MD II)
7	Penulisan Usulan
8	Verifikasi Usulan
9	a. MAD Konfirmasi Optimalisasi
	b. MAD Prioritas Usulan (MAD II)
	Penyusunan Daft RPJM Desa
11	Desain dan RAB
12	a. MAD Penetapan Usulan (MAD III)
13	a. MD Informasi ( MD III)
	b. Musrenbang Pembahasan RPJM Desa
	c. Penetapan RPJM Desa
14	Rencana Kerja Pembangunan Desa
15	Pelatihan TPK
16	Pencairan Dana APBD
17	Pencairan Dana APBN
18	Penyaluran Dana & Pelaksanaan
19	MD Pertanggungjawaban
20	MD Serah Terima
	NAMA									NAMA SUPERVISOR
	JABATAN									JABATAN
	LOKASI TUGAS									LOKASI TUGAS
	DISUSUN TANGGAL									MENYETUJUI TANGGAL

Evaluasi Diri Fasilitator Kecamatan

Dalam waktu tiga bulan peserta akan melihat, mengamati, merasakan, dan melaksanakan rencana kerja yang telah disusun. Implementasi rencana kerja yang sudah disusun dievaluasi sendiri hasilnya oleh fasilitator yang bersangkutan (self evaluation) menggunakan format evaluasi diri Form.2. Evaluasi Diri

Pembimbingan dan mentoring

Selama proses pembelajaran dilapangan tersebut fasilitator kecamatan mendapatkan bantuan berupa bimbingan secara berkala oleh supervisornya (tim faskab).

1.   Supervisor melakukan kunjungan ke lapangan secara berkala sesuai dengan penilaian hasil kapasitas sebelumnya. Pada kunjungan tersebut, supervisor  harus melakukan kegiatan sebagaimana tercantum pada Form 3: Kunjungan Efektif, agar semua aspek dari pekerjaan di lapangan diperhatikan dan fasilitator diberi umpan balik terhadap hasil pelaksanaan tugasnya pada saat itu. 

2.   Supervisor memeriksa buku bimbingan fasilitator kecamatan yang telah diisi pada saat kunjungan ke desa. Supervisor memberikan umpan balik terhadap kemampuan fasilitator kecamatan dalam melakukan pembimbingan kepada pelaku di desa dan koreksi bila mana diperlukan.

3.   Pada saat rapat koodinasi di kabupaten, setiap fasilitator kecamatan dapat  melakukan konsultasi dan menyampaikan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan hasil evaluasi diri.

4.   Supervisor menyusun rencana peningkatan kapasitas baik yang bersifat umum bagi seluruh fasilitator maupun spesifik yang ditujukan pada fasilitator tertentu yang mebutuhkan pembimbingan secara khusus.

5.   Adapun hasil bimbingan dan mentoring tersebut dituangkan dalam  Form 4. Kemajuan fasilitator

6.   Pembimbingan kemajuan belajar dan penilaian keterampilan fasilitasi dituangkan dalam Form 5. Evaluasi ketrampilan fasilitasi

Penilaian hasil Pembimbingan dan mentoring Proses Belajar di Lapangan

Setelah melakukan supervisi, pembimbingan dan penguatan selama 1 bulan, supervisor menuangkan hasil kinerja fasilitator di lapangan menggunakan Form.6. Evaluasi Kinerja Fasilitator. Hasil pengisian Form 6 dilakukan umpan balik kepada fasiltator. Dan terkait dengan hasil penilaian tersebut maka fasilitator dan supervisor mengisi kesepakatan rencana pembelajaran berikutnya melalui Form. 7. Individual performance Plan.

Terhadap hal-hal yang masih belum dipahami atau dikuasai tersebut, maka supervisor di kabupaten wajib memberikan IST ataupun OJT yang tertuang dalam Form.7. tersebut di atas.  Di samping itu terhadap hal-hal yang masih belum dikuasai atau dipahami oleh peserta di lapangan, juga menjadi input bagi Spesialis Training di Provinsi serta menjadi bagian penting dari need assessment untuk pembahasan secara lebih detail.

Form.6. Evaluasi Kinerja Fasilitator

Nama peserta PL:	Jabatan :	Periode yang dievaluasi:
Kecamatan :	Tgl. Masuk kerja	Dari:…./…../….
Kabupaten :	Penilai/sumber belajar:	Sampai:...../…../

(A)   Silakan mengevaluasi hasil kerja FK/FT, dengan memberi tanda silang pada kotak yang tersedia di sebelah tiap-tiap atribut berdasarkan skala berikut ini;

5=sangat memuaskan

4=memuaskan

3=cukup

2=perlu perbaikan

1=tidak dapat diterima

N0	Atribut yang dievaluasi	Skala
		5	4	3	2	1
	Fasilitasi dan penguatan kelembagaan ·     Tahu tentang teknik fasilitasi partisipatif dan POD ·     Mampu memfasilitasi forum pertemuan, musyawarah dan pelatihan masyarakat ·     Komitmen dan kemauan belajar pada mentor ·     Mampu memfasilitasi penguatan kelembagaan PNPM (BKAD,UPK) dan lembaga desa (Pemdes)
	Koordinasi ·     Tahu tentang pentingnya koordinasi /Tim Kerja antar pelaku program ·     Mampu mengkoordinasikan kegiatan dan pelaku program di tingkat kecamatan baik internal maupun lintas program ·     Komitmen dan kemauan belajar pada mentor dan pelaku lain di tingkat kecamatan
	Pengendalian kegiatan ·     Tahu tentang fungsi pengendalian ·     Mampu menerapkan konsep pengendalian efektif program di lapangan berdasarkan RKTL dan menegakkan prinsip-prinsip PNPM-MP ·     Komitmen dan kemauan belajar pada mentor ·     Mampu memfungsikan kelembagaan PNPM-MP dan kelembagaan masyarakat desa dalam pengendalian kegiatan sesuai dengan RKTL yang telah disepakati
	Pengawasan,evaluasi dan pelestarian ·     Tahu tentang fungsi pengawasan, evaluasi dan pelestarian kegiatan ·     Mampu melakukan pengawasan, evaluasidan pelestarian kegiatan program dengan menegakkan prinsip PNPM-MP ·     Komitmen dan kemauan belajar pada mentor dan pelaku diingkat kecamatan dan desa ·     Mampu memfungsikan kelembagan masyarakan dalam Moneva dan pelestarian kegiatan
	Administrasi ·     Tahu tentang fungsi administrasi ·     Mampu melakukan fungsi administrrasi keprograman ·     Kemauan dan komitmen belajar ·     Mampu memfungsikan kelembagaan dan pelakunya dalam administrasi kegiatan program

(B)   Evaluasi rating

5-8	Tidak dapat diterima	Secara konsisten gagal dalam menyelesaikan pekerjaan; prestasi kerja jauh dibawah syarat minimum. Perlu perbaikan segera untuk mempertahankan posisi dalam pekerjaan
9-14	Perlu perbaikan	Kadang-kadang gagal dalam menyelesaikan pekerjaan; prestasi kerja harus diperbaiki untuk memenuhi target yang diharapkan
15-20	Memenuhi harapan	Mampu menyelesaikan tugas pekerjaan 100% dengan memuaskan. Perlu bimbingan dan pengawasan normal
20-25	Melebihi harapan	Seringkali menyelesaikan pekerjaan melebihi yang diharapkan, semua tujuan yang direncanakan tercapai melebihi standard an penyelesaian dilakukan diarea yang tak terduga
26-keatas	Superior	Secara konsisten menyelesaikan pekerjaan melebihi dari yang diharapkan; ini merupakan level hasil kerja tertinggi yang dapat dicapai

(C) Kesimpulan penilaian

Kekuatan/kelebihan FK/FT

Kelemahan/hal-hal yang perlu diperbaiki

Komentar peserta pembelajaran FK/FT

Komentar penilai

Penguatan kapasitas/Development Plan yang diperlukan

(D) Persetujuan penilaian peserta pembelajaran mandiri

Peserta FK/FT yang dinilai	Penilai (sumber belajar)	Supervisor/Faskab
Nama	Nama	Nama
Tgl	Tgl	Tgl

Form. 7. Individual Performance Plan.

Periode: Bulan……………..s/d…………………..

1. Form ini diisi oleh FK/FT, setelah mengetahui hasil evaluasi kinerja bulanannya berdasarkan rekap dari panel penilai (sumber belajar) dan Supervisornya (faskab wilayah bersangkutan) serta diketahui oleh Korprov dan SpTR wilayah bersangkutan sebagai TNA untuk penguatan.
2. Peserta pembelajaran lapangan harus membuat rencana perbaikan kinerja untuk mengurangi kelemahan atribut kinerja/kompetensi yang dinyatakan kurang dalam evaluasi bulan sebelumnya.

No	Individual Performance Plan (rencana perbaikan unjuk kerja bulan depan)

Persetujuan individual performance plan

Peserta pembelajaran	Mentor/Supervisor (Tim Fas-Kab)	Atasan Penilai (Korprov/SpTR)
Nama	Nama	Nama
Tgl	Tgl	Tgl

Pada akhir bulan ke tiga , tim kabupaten akan membahas penilaian setiap fasilitator. Hasil dibahas dengan dan diumpan balikkan terutama kepada fasiltator yang terdapat  nilai 0, 1, atau 2 untuk item yang dinilai.  Fasilitator yang hasil penilainnya C dan D akan diberi umpan balik dan membuat rencana tindak lanjut untuk perbaikan dan diadakan pendampingan secara khusus serta intensif.

Penutup

Demikian panduan ringkas ini kiranya akan menjadi perhatian bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan peningkatan kapasitas bagi fasilitator di kecamatan, khususnya supervisor di kabupaten serta jajaran konsultan di tingkat provinsi.